Une fois que le club a fait l’objet d’une promotion et que les membres intéressés sont identifiés, une réunion d’organisation devrait être convoquée. La réunion vise principalement la nomination d’un exécutif intérimaire et la détermination de la structure de l’association. L’établissement d’un exécutif intérimaire assurera le progrès. Une fois que le club est opérationnel, un exécutif peut être élu au sein des membres.
Si le club choisit de s’incorporer en tant que société en vertu de la Loi sur les sociétés, il est alors tenu d’élaborer une constitution et des règlements pour le club et de respecter toutes les autres exigences de la Loi. Un plus petit groupe organisateur pourrait plutôt choisir de simplement élaborer un mandat.
De manière générale, le responsable des loisirs ou toute autre personne assumant le rôle de leadership pourrait agir en tant que président de la première rencontre d’organisation. La personne clé serait aussi
responsable de préparer l’ordre du jour initial, et devrait inclure toute information touchant le club, ses objectifs, l’exécutif intérimaire et les rôles et responsabilités des postes au sein de l’exécutif. La structure initiale de l’exécutif prend souvent la forme suivante :
Le responsable des loisirs est disponible en tant que personne-ressource tandis que le comité des loisirs local peut servir de groupe consultatif.